Thursday, March 12, 2009

PENJELASAN KEPADA SURAT AKU JANJI

1. Akan Sentiasa Taat Setia Kepada Yang di-Pertuan Agong, Negara Dan Kerajaan

1.1 Pegawai awam memegang jawatan selama mana ianya diperkenankan oleh Yang di-Pertuan Agong wajarlah setiap pegawai awam menumpukan taat setia mereka kepada YDP yang juga merupakan simbol kedaulatan negara kita. Aku Janji ini juga selaras dengan prinsip kedua Rukun Negara iaitu “Kesetiaan kepada Raja dan negara“. Dengan mematuhi Aku Janji ini, Kerajaan berharap akan dapat melahirkan pegawai awam yang berdedikasi, komited, bertanggungjawab dan mempunyai semangat patriotisme yang tinggi untuk memajukan negara kita ini.

1.2 Tugas yang dilaksanakan oleh seseorang pegawai itu adalah demi kepentingan awam dalam rangka memberi perkhidmatan yang terbaik kepada orang ramai. Oleh itu mereka hendaklah menumpukan kesetiaan dan memberikan sokongan sepenuhnya kepada Kerajaan yang memerintah serta dasarnya tanpa mengira parti yang berkuasa. Pegawai yang menentang atau mengkritik dasar Kerajaan akan merosakkan kebolehpercayaan dan keutuhan perkhidmatan awam keseluruhannya. Prinsip tanggungjawab bersama (collective responsibility) dan kesatuan (unity) dalam perkhidmatan awam akan dipersoalkan. Akibatnya kewibawaan pegawai untuk berfungsi dengan berkesan akan terhakis. Tambahan pula, pegawai yang tidak patriotik akan dianggap sebagai tidak berkemampuan melaksanakan dasar dan program untuk kemakmuran rakyat dan negara. Oleh itu semua pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga, memelihara dan mempertahankan kedaulatan dan maruah negara, hormat serta patuh kepada undang-undang dan sentiasa berusaha berbakti kepada negara.

1.3 Contoh Pelanggaran:

a) bersubahat dengan musuh negara;
b) membocorkan rahsia Kerajaan;
c) memburuk serta memperkecilkan dasar dan tindakan Kerajaan;
d) berlakon dalam filem yang memburukkan negara.


2. Akan Sentiasa Melaksanakan Tugas Dengan Cermat, Bersungguh-Sungguh, Cekap, Jujur, Amanah Dan Bertanggungjawab

2.1 Cermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab merupakan nilai murni yang sejagat (universal) dan telah dijadikan nilai teras dalam perkhidmatan awam. Nilai-nilai ini amat berkesan untuk meningkatkan produktiviti, kualiti dan kecemerlangan perkhidmatan awam jika diamalkan dengan bersungguh-sungguh dan ikhlas. Aku Janji ini diharap dapat mendorong pegawai awam menjalankan tugas dengan cekap, jujur, bertanggungjawab dan patuh kepada semua peraturan yang dikeluarkan oleh Kerajaan. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan dan enggan mengamalkannya atau bersifat negatif terhadap nilai murni tersebut dengan sendirinya telah memperlihatkan sikap yang tidak bertanggungjawab. Mereka sebenarnya telah mengkhianati amanah orang ramai yang mengharapkan perkhidmatan yang terbaik dan berkualiti.

2.2 Contoh Pelanggaran:

(a) Kurang cekap atau kurang berusaha:

i) gagal menguruskan penyata bank dan buku tunai dengan teratur;
ii) membuat bayaran tanpa disertakan dengan baucer, bil, resit dan invois;
iii) tidak berkebolehan dan terpaksa diarah sepanjang masa.

(b) Tidak jujur atau tidak amanah:

i) tidak melaporkan harta yang dimiliki olehnya atau ahli keluarganya;
ii) membuat tuntutan palsu;
iii) tidak melaporkan hutang-piutangnya.

(c) Tidak bertanggungjawab:

i) menghasut pegawai lain supaya tidak bertugas dengan bersungguh-sungguh;
ii) bercuti semasa perkhidmatannya amat diperlukan;
iii) tidak melaporkan kesalahan pegawai bawahannya.


3. Tidak Membelakangkan Tugas Awam Demi Kepentingan Peribadi

3.1 Sebagai seorang warganegara dan anggota masyarakat, seseorang pegawai awam, khususnya yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan, tidak dapat menolak sepenuhnya kepentingan peribadi (self interest) semasa membuat sesuatu keputusan yang membabitkan diri mereka. Keadaan ini secara tidak langsung akan menjadi faktor penentu sejauh mana keberkesanan keputusan yang akan dibuatnya bagi faedah orang ramai. Dalam konteks ini pegawai berkenaan mestilah mengutamakan tugas awamnya daripada kepentingan diri. Dalam erti kata yang lain dia mestilah melaksanakan tanggungjawabnya dengan mengutamakan kepentingan awam dan bukannya kepentingan peribadi.

3.2 Contoh Pelanggaran:

(a) menguruskan perniagaan atau pelaburan sendiri, atau ahli keluarganya, dalam waktu pejabat;
(b) mengutamakan saudara-mara, rakan-rakan atau orang yang rapat dengannya semasa menimbangkan sesuatu permohonan;
(c) menguruskan tender / sebut harga sedangkan pegawai tahu di antara mereka yang mengemukakan tender / sebut harga terdiri daripada saudara-maranya.

4. Tidak Akan Berkelakuan Dengan Cara Yang Mungkin Menyebabkan Kepentingan Peribadi Bercanggah Dengan Tugas Awam

4.1 Seseorang pegawai itu tidak terlepas daripada menghadapi situasi di mana tugas awamnya bercanggah dengan kepentingan peribadinya. Apabila timbul situasi sedemikian, pegawai hendaklah mengambil sikap tidak memihak (impartial) dan seterusnya menghalang kepentingan peribadinya itu daripada mengatasi tugas awamnya. Seseorang pegawai itu seharusnya boleh menjangkakan sesuatu situasi yang boleh menimbulkan percanggahan kepentingan dan seterusnya berusaha sedaya-upaya mengelakkan dirinya daripada terlibat dengan situasi tersebut.

4.2 Contoh Pelanggaran:

(a) tidak mengelakkan dirinya daripada bergaul terlalu rapat dengan mereka yang jelas akan mendapat keuntungan daripada tugas rasminya;
(b) tidak mengelak diri daripada menerima hadiah yang berharga daripada syarikat, ahli perniagaan atau individu;
(c) memproses, menimbang atau meluluskan sesuatu permohonan daripada ahli keluarganya.


5. Tidak Akan Berkelakuan Dengan Cara Yang Boleh Menimbulkan Syak Yang Munasabah Bahawa Pegawai Telah Membiarkan Kepentingan Peribadinya Bercanggah Dengan Tugas Rasmi Sehingga Menjejaskan Kegunaannya Sebagai Pegawai Awam

5.1 Walaupun Aku Janji ini masih lagi menyentuh mengenai percanggahan kepentingan peribadi dengan tugas awam, namun penekanannya di sini ialah seseorang pegawai awam itu perlu mengelakkan tindak-tanduknya daripada menimbulkan syak yang munasabah bahawa dia telah membiarkan kepentingan peribadinya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaannya sebagai pegawai awam. Syak yang munasabah (reasonable suspicion) di sini menunjukkan terdapat rasional dan asas yang kukuh bagi mengatakan bahawa salah laku atau tindakan yang tidak beretika telah dilakukan oleh seseorang pegawai awam semasa melaksanakan tugas rasminya dan ini hendaklah dibezakan daripada syak yang biasa semata-mata.




5.2 Contoh Pelanggaran:

(a) tidak mengambil tindakan terhadap seseorang yang telah melanggar sesuatu peraturan dengan tujuan mendapat ganjaran daripadanya;
(b) berhutang dengan seorang ahli lembaga pengarah yang syarikatnya ada memohon tanah untuk tapak kilang di daerah yang berada di bawah pentadbiran pegawai atau isteri pegawai adalah salah seorang ahli lembaga pengarah syarikat tersebut.


6. Tidak Akan Menggunakan Kedudukan Sebagai Pegawai Awam Bagi Faedah Diri Sendiri

6.1 Setiap pegawai awam dibekalkan dengan kuasa tertentu sesuai dengan kedudukan atau jawatan yang mereka sandang. Tanpa disiplin diri, kedudukan dan kuasa yang dimiliki itu boleh disalahgunakan untuk kepentingan peribadi pegawai berkenaan. Dengan adanya Aku Janji ini, adalah diharapkan pegawai akan insaf bahawa kedudukan mereka sebagai pegawai awam bukanlah merupakan satu tiket untuk mengumpul kekayaan. Menggunakan kedudukan sebagai pegawai awam untuk faedah diri sendiri merupakan satu tindakan yang tidak bertanggungjawab dan boleh dianggap sebagai pengkhianatan kepada bangsa dan negara. Tindakan pegawai juga boleh diertikan sebagai tidak menunjukkan ketaatsetiaan kepada Yang di-Pertuan Agong.

6.2 Contoh Pelanggaran:

(a) menggunakan kenderaan jabatan sebagai kemudahan peribadi untuk pergi dan balik pejabat, menghantar anak ke sekolah dan sebagainya;
(b) menggunakan pengaruh kedudukannya untuk mengubah lot tanah yang telah diluluskan kepada isterinya sedangkan pegawai tidak diberi kuasa berbuat demikian.


7. Tidak Akan Berkelakuan Dengan Cara Yang Boleh Memburuk Dan Mencemarkan Nama Perkhidmatan Awam

7.1 Persoalan imej atau nama baik perkhidmatan awam merupakan suatu perkara yang penting kerana ianya sering dikaitkan dengan keutuhan dan kecekapan perkhidmatan awam. Oleh itu menjadi kewajipan setiap pegawai agar menjaga dan memelihara nama baik perkhidmatan awam supaya sentiasa dipandang bersih bukan sahaja oleh rakyat jelata tetapi juga oleh pelabur asing.

7.2 Sehubungan dengan itu setiap pegawai mestilah menunjukkan ciri-ciri sebagai seorang yang berperibadi mulia. Mereka hendaklah mengelak daripada berkelakuan dengan cara yang boleh diertikan sebagai telah mencemarkan nama baik perkhidmatan awam. Ini bertujuan untuk memupuk keyakinan orang ramai terhadap keutuhan dan kewibawaan perkhidmatan awam keseluruhannya.
7.3 Dalam era yang amat kompetitif hari ini kepuasan pelanggan menjadi suatu keutamaan sama ada bagi sektor awam atau swasta. Misalnya, kita sering mendengar slogan yang berbunyi “Kepuasan Pelanggan Keutamaan Kami“. Di antara faktor yang dapat memberi kepuasan kepada pelanggan kita ialah layanan yang mesra, bersopan-santun serta perkhidmatan yang berkualiti (tanpa cacat atau zero defect). Sekiranya faktor tersebut dapat direalisasikan imej perkhidmatan awam akan meningkat. Oleh itu, sebagai pegawai awam kita hendaklah mengelak daripada menunjukkan kelakuan yang boleh mencemarkan nama baik perkhidmatan awam seperti kurang sopan, malas, suka memaki-hamun dan sebagainya.

7.4 Contoh Pelanggaran:

(a) terlibat dalam penyalahgunaan dadah;
(b) disabitkan atas kesalahan jenayah / mahkamah syariah;
(c) berada dalam keterhutangan kewangan yang serius;
(d) sengaja melengahkan kelulusan permohonan lesen daripada orang ramai;
(e) bersikap kurang sopan seperti mabuk atau memarahi dan memaki orang ramai yang berurusan di kaunter.


8. Tidak Akan Membawa Sebarang Bentuk Pengaruh Atau Tekanan Luar Untuk Menyokong Atau Memajukan Tuntutan Diri Sendiri Atau Pegawai Lain Berhubung Dengan Perkhidmatan Awam

8.1 Sebarang masalah yang dihadapi oleh seseorang pegawai seharusnya diurus dan diselesaikan mengikut saluran rasmi yang disediakan. Tidak ada pihak lain yang lebih layak dan sesuai untuk menyelesaikan masalah yang kita hadapi semasa menjalankan tugas rasmi selain daripada pegawai awam yang telah diamanahkan dengan tanggungjawab tersebut. Kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam banyak bergantung kepada kemampuan pegawainya menguruskan keperluan dan masalah mereka mengikut saluran yang betul. Dengan lain perkataan, jentera pentadbiran awam akan berjalan lancar tanpa campur tangan atau tekanan oleh pihak luar. Penggunaan pengaruh luar juga boleh memberi gambaran seolah-olah kepimpinan dalam perkhidmatan awam tidak mampu dan tidak cekap menangani masalah yang dihadapi oleh warganya. Dengan menggunakan pengaruh luar menunjukkan bahawa pegawai terbabit tidak mempunyai keyakinan terhadap kemampuan sistem pengurusan yang terdapat dalam perkhidmatan awam untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya itu. Walau bagaimanapun tindakan kesatuan membantu mana-mana anggota perkhidmatan awam yang terkilan dengan sesuatu keputusan yang dibuat oleh ketua jabatan tidak dianggap sebagai menggunakan pengaruh luar, dengan syarat tindakan itu dibuat melalui saluran rasmi yang telah disediakan seperti Majlis Bersama Jabatan (MBJ), Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) dan CUEPACS.




8.2 Contoh Pelanggaran:

(a) meminta orang kenamaan untuk menggunakan jasa baiknya mempengaruhi Lembaga Kenaikan Pangkat bagi menaikkan pangkatnya;
(b) meminta bantuan ahli politik untuk menyokong permohonannya bagi mendapatkan tanah Kerajaan, rumah atau jawatan.


9. Tidak Ingkar Perintah Atau Berkelakuan Dengan Cara Yang Boleh Ditafsirkan Sebagai Ingkar Perintah

9.1 Arahan atau perintah merupakan salah satu unsur terpenting dalam pentadbiran sesebuah organisasi. Setelah sesuatu keputusan dibuat atau dipersetujui, arahan yang jelas dan khusus adalah perlu untuk memastikan keputusan atau dasar itu dilaksanakan bertepatan dengan matlamat ianya diputuskan. Pegawai yang diberi tanggungjawab melaksanakan keputusan atau dasar tersebut sudah pasti tidak mampu melakukannya secara bersendirian tanpa bantuan pegawai lain. Oleh itu beliau tidak mempunyai pilihan lain kecuali mengarahkan pegawai bawahannya melaksanakan tugas tersebut. Sekiranya pegawai yang berkenaan enggan mematuhi perintah yang dikeluarkan, maka pelaksanaan tugas tersebut sudah pasti akan terjejas. Jika sikap ini tidak dicegah segera melalui tindakan yang setimpal, ia boleh menghakis kepatuhan pegawai yang lain.

9.2 Dalam konteks ini juga, Kerajaan dari semasa ke semasa ada mengeluarkan arahan atau garis panduan tertentu melalui undang-undang, peraturan, pekeliling atau surat pekeliling. Arahan ini bertujuan untuk memelihara kecekapan perkhidmatan awam dan keadilan kepada semua warganya. Oleh itu adalah menjadi kewajipan semua pegawai mematuhi arahan tersebut sepenuhnya. Pegawai yang enggan mematuhinya boleh diertikan sebagai ingkar perintah atau berkelakuan dengan cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

9.3 Keperluan mematuhi arahan ini amat penting terutamanya di kalangan pegawai dalam perkhidmatan beruniform yang tugas mereka berkaitan dengan keselamatan dan ketenteraman negara. Sekiranya terdapat di antara mereka yang mengingkari perintah ketua atau pegawai atasannya, sudah pasti sesuatu yang tidak diingini akan berlaku. Soal keselamatan tidak boleh dikompromi.

9.4 Contoh Pelanggaran:

(a) membantah atau melawan pegawai atasan;
(b) membawa keluar fail terperingkat jabatan tanpa kebenaran ketua jabatan;
(c) keluar negara atas urusan persendirian tanpa kebenaran Ketua Setiausaha Kementerian;
(e) mengambil bahagian aktif dalam politik tanpa kebenaran Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam / Ketua Setiausaha Kementerian.

SKIM : PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F32 TK : 3

BAHAGIAN : UMUM
Bil. Topik/Skop Soalan
1. Perintah Am(Bab A) Jika seseorang Penolong Pegawai Sistem Maklumat Kanan telah sah jawatan dengan tangga gaji P1T3 (RM2328.52). Beliau telah ditawarkan ke gred F41 dengan tangga gaji P1T10 (RM2370.05) berkuat kuasa mulai 1.4.2004.
Jadual gaji F32T1 T2 T3 T4 ?P1 2171.22 2249.87 2328.52 2407.17 ?P2 2339.41 2452.32 2511.23 2597.14 ?
Jadual gaji F41? T8 T9 T10 T11 ?P1 ? 2210.33 2290.19 2370.05 2449.91 ?P2 ? 2319.23 2402.72 2486.21 2569.70 P3

a) Berapakah gaji sebenar beliau layak dan buat pengiraan?
b) Nyatakan dasar dan rujukan mengenai penetapan gaji masuk yang berkuat kuasa bagi menyokong jawapan anda.
c) Adakah beliau perlu menghadiri kursus induksi? Beri alasan.

2. Perintah Am(Bab B) Item AmaunElaun perjalanan 0.5 @ 350 kmSewa hotel RM100 @ 2 hariElaun harian RM 20Elaun makan RM 40 @ 2 hari
a) Apakah kategori kumpulan/gred
b) Berapa jam bertugas luar pejabat? Berikan bukti.
c) Apakah alasan beliau bawa kenderaan tetapi tidak menaiki kapal terbang atau kereta api?

3. Perintah Am(Bab A) Jika seseorang Penolong Pegawai Sistem Maklumat Kanan hampir 10 tahun berkhidmat dan telah sah jawatan, ingin meletak jawatan untuk menjaga emaknya yang sakit.
a) Apakah prosedur untuk memohon perletakan jawatan?
b) Tempoh notis yang perlu dipatuhi mengikut taraf jawatan.
c) Permohonan untuk dikecualikan daripada bayaran sebulan gaji jika notis tidak mencukupi.
d) Bagaimana kedudukan tanggungan / hutang dengan kerajaan bagi pinjaman perumahan, kereta dan komputer?
e) Adakah peluang untuk berkhidmat semula dengan kerajaan?

4. PKPA ? Layanan Kaunter Jika sesebuah kaunter jabatan mendapat cemuhan orang ramai disebabkan masalah kelewatan, ketidakcekapan dan kerenah birokrasi. Apakah langkah-langkah untuk mempertingkatkan kualiti perkhidmatan kaunter jabatan.

5. PKPA ? Fail Meja dan MPK
a) Apakah maksud Fail Meja (FM)? Nyatakan 5 perkara utama dalam FM.
b) Bezakan FM dan Manual Prosedur Kerja (MPK).

6. Akta Prosedur Kewangan/Arahan Perbendaharaan Sebuah Syarikat mendapat kontrak penyelenggaraan komputer RM210,000 selama 2 tahun 6 bulan sebelum tamat kontrak, syarikat tersebut minta dilanjutkan tempoh lagi 2 tahun tanpa perubahan kos.
a) Bolehkah dilanjutkan kontrak? Beri alasan.
b) Siapa diberi kuasa menimbang dan meluluskan permohonan?

7. Arahan Perbendaharaan
a) Apakah barang tempatan dan matlamat penggunaannya?
b) Syarat-syarat keutamaan harga kepada barang buatan tempatan.

8. Penyeliaan Huraikan 4 kemahiran asas penyeliaan untuk menjadi penyelia yang berkesan.

SKIM : PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F32TK : 3
BAHAGIAN : KHUSUS
Bil. Topik/Skop Soalan
1. Komputer Anda diminta memberi penerangan mengenai fungsi yang terdapat dalam sesebuah komputer berasaskan empat (4) bahagian utama iaitu Peranti Input, Unit Pemprosesan Pusat (CPU), Peranti Output dan Peranti Storan.
a) Terangkan fungsi setiap bahagian tersebut termasuk setiap fungsi komponen yang terdapat dalam CPU.
b) Berikan dua (2) contoh bagi setiap peranti berikut :-i. Peranti Inputii. Peranti Outputiii. Peranti Input/Outputiv. Peranti Storan

2. Komputer Terangkan langkah-langkah yang perlu diambil jika komputer anda mengalami masalah berikut :-
a) Monitor tidak mengeluarkan paparan apabila komputer dihidupkan
b) Printer tidak mencetak walaupun disambungkan pada komputer
c) Papan kekunci (keyboard ) tidak berfungsi walaupun ditaip

3. Komputer
a) Terdapat beberapa jenis media penghantaran data. Senaraikan dan terangkan lima (5) jenis media penghantaran tersebut.
b) Nyatakan tiga (3) mod transmasi dan jelaskan

4. Komputer Penggabungan dua atau lebih rangkaian yang berasingan memerlukan beberapa peralatan rangkaian tambahan seperti routers, repeaters, bridges dan gateways.
a) Apakah yang dimaksudkan dengan routers, repeaters, bridges dan gateways?
b) Pada lapisan manakah routers, repeaters, bridges dan gateways berada di dalam model Open System Interconnection (OSI)?
c) Lukiskan rajah model OSI yang menggambarkan kedudukan routers, repeaters, bridges dan gateways ini.

5. Komputer Syarikat Baba mempunyai ramai pekerja. Atribut bagi pekerja termasuklah no._pekerja, nama, alamat dan t_lahir. Syarikat ini banyak mengendalikan projek. Atribut bagi setiap projek termasuklah projek_id, nama_projek dan t_mula. Satu projek diperuntukkan kepada beberapa pekerja tetapi setiap pekerja hanya mengendalikan satu projek sahaja. Merujuk kepada penerangan di atas,
a) Terangkan maksud terma-terma berikut :-i. Entitiii. Atributiii. Hubungan entity (relationship)iv. Kunci utama (Primary Key)v. Kunci sekunder (Secondary Key)
b) Nyatakan tiga (3) jenis hubungan dan model hubungan entiti (E-R)
c) Lukiskan gambarajah E-R dan jenis pertalian yang terlibatd) Sediakan jadual-jadual bagi entity tersebut dan bentuk entity (atribut1, atribut2,?.) dan gariskan kunci utama bagi setiap entiti.

6. Komputer Anda diberi pernyataan SQL berikut :-CREATE TABLE JUALANNOP JUAL DECIMAL(2),NMPJUAL CHAR(15),ADDPJUAL CHAR(25),JKOMISEN DECIMAL(7,2),KKOMISEN DECIMAL(2,2))
a) Jelaskan maksud pernyataan di atas Anda diberi jadual berikut :-PLGN (pelanggan)NOPLGN NMPLGN ALAMAT BAKI HADKRDIT NOPJUAL
b) Tuliskan pernyataan SQL untuk menyenaraikan nama dan kredit yang dibenarkan kepada semua pelanggan yang mempunyai had kredit sekurang-kurangnya RM800.00
c) Dengan menggunakan jadual PLGN di atas, tuliskan pernyataan SQL bagi menyenaraikan nombor, nama dan had kredit pelanggan yang disusun secara menurun mengikut had kredit dan no. pelanggan
d) Tuliskan pernyataan SQL bagi menyenaraikan no. pelanggan, nama pelanggan, no. penjual dan nama penjual di mana had kredit pelanggan ialah RM800.00

7. Komputer Cik Mawar, Penolong Pegawai Sistem Maklumat yang baru bertukar ke Bahagian Kewangan di sebuah Jabatan Kerajaan diminta untuk membina satu (1) program komputer yang dapat mengira cukai yang perlu dibayar oleh pekerja-pekerja di Jabatan itu berdasarkan gaji mereka. Sebagai permulaan, Cik Mawar mencuba program tersebut ke atas lima (5) orang pekerja.
a) Nyatakan dan huraikan langkah-langkah yang perlu di ambil oleh Cik Mawar dalam membina program komputer.
b) Bina carta alir untuk mengira cukai perlu dibayar, jika gaji pekerja :-i. Kurang atau sama dengan RM 1000.00, cukainya ialah 4%ii. Melebihi RM 1000.00, cukainya ialah 8%
c) Cetak Nama, Gaji dan Cukai yang perlu dibayar bagi setiap pekerja tersebut.

8. Komputer Sesebuah laman web yang baik mempunyai aplikasi interaktif. Terdapat beberapa kaedah yang membolehkan pengguna berinteraksi dengan aplikasi tersebut.
a) Senaraikan lima (5) kaedah tersebut
b) Jelaskan setiap kaedah interaksi tersebut

SKIM : PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F29TK : 1

BAHAGIAN : UMUM
Bil. Topik/Skop

Soalan1.
PKPA Orang yang duduk di sebelah kanan kepada tetamu kehormat bagi sesuatu majlis rasmi ialah
A) Tetamu yang terhormat sekali
B) Hos majlis rasmi tersebut
C) Tetamu yang kedua terhormat
D) Isteri tetamu kehormat

2. Perintah Am Bab C Pegawai yang telah disahkan dalam jawatan Berapa lama kah berkhidmat boleh memohon cuti haji
A) 3 tahun
B) 4 tahun
C) 5 tahun
D) 6 tahun

3. Perintah Am(Bab B) Pegawai bertugas di luar selama lebih 3 bulan dan kurang daripada 6 bulan. Beliau layak memohon Elaun
A) Gambar Tetap
B) Elaun harian
C) Elaun Keraian

4. Perintah Am(Bab A) Dari Penolong Pegawai Sistem Maklumat RISDA kepada Pegawai Sistem Maklumat apakah yang perlu dibuat?
A) Meletak jawatan
B) Melepas jawatan

5. Pekeliling Perkhidmatan
i) Berapa hari untuk mendapat elaun Tanggung Kerja
ii) Jumlah Tanggungan kerja yang didapati bila kenaikan gaji sebarisnya mula bertugas pada 21 April 2004

6. Perintah Am (Bab A) Syarat kenaikan pangkat kepada Penolong Pegawai Sistem Maklumat F32

7. Tatatertib Hukuman Tatatertib

8. Arahan Keselamatan Akta keselamatan PAR/PRA menghantar surat rasmi

9. Perintah Am(Bab B) Elaun yang diberi kepada pegawai yang bertugas di luar kawasan :- - Melaka- Hotel

10. Perintah Am(Bab C) Cuti sakit untuk TB

11. Perintah Am(Bab A) Tempoh percubaan berbayar tahun untuk lanjutan

12. Perintah Am (Bab F) Kecederaan-masuk wad apa yang didahului dari bayaran

13. Perintah Am(Bab E) Kuarters kerajaan - kerja apa yang tak boleh dibuat

14. Peraturan dan Tatatertib Kegiatan Politik

15. PKPA Manual Prosedur Kerja (MPK)

16. Kepimpinan Teladan memulakan kepimpinan

17. Tonggak 12 Tonggak 12

SKIM : PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F29TK : 1

BAHAGIAN : KHUSUS
Bil. Topik/Skop Soalan

1. Komputer Katakan anda sedang menggunakan Ms. Words dan ingin mencetak dokumen yang mengandungi empat muka surat dalam satu helai kertas. Bila membuka tetingkap print, apakah item yang perlu disetkan.
A) Multopic Pages
B) Pages per sheet
C) Shrink to fit
D) Number at copies

2. Komputer Bagaimanakah cara menyimpan dokumen dengan nama fail yang sama secara cepat melalui penggunaan papan kekunci.
A) Alt + s
B) Shift + s
C) Ctrl + s
D) CtrI+ Shift + s

3. Komputer Semasa membuat persembahan menggunakan Ms. Powerpoint melalui slaid, bagaimanakah caranya untuk menanda/menokok tambah maklumat dalam paparan secara manual
C) Menekan butang ?Esc?
D) Menekan butang ?P4?
E) ?Right clicking? kanan dalam slaid
F) Klik ?option? dalam menu tools

4. Komputer Nama up- intel dalam komputer

5. Komputer Perkakasan utama komputer

6. Komputer Base untuk hexadecimal-16

7. Komputer Komponen mother board

8. Komputer RAM dan ROM

9. Komputer Skrin sentuh-apa peranannya dan sebagai apa?

10. Komputer Peranti input/output((kedua-dua) - CD ROM

11. Komputer Apakah ?OS?

12. Komputer Device for Network

13. Komputer Peralatan Komputer

14. Komputer TCP/IP

15. Komputer Peer to peer16. Komputer Troubleshooting

17. Komputer Device interface

18. Komputer Topologi rangkaian

19. Komputer Pengkalan data

20. Komputer TCP/IP- Transport berfungsi sebagai anjakanStandard

CONTOH-CONTOH SOALAN BAGI PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN 1 PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F41

Bahagian 1 ?
Kompetensi Umum
Soalan 1
a. Nyatakan 4 jenis cuti dan kelayakan bagi setiap jenis tersebut. (8)

1. Cuti Rehat - Cuti Rehat bermaksud cuti bergaji penuh yang diberi kerana perkhidmatan yang melayakkan dalam sesuatu tahun, dari Januari hingga Disember

i.
Kadar cuti rehat: 20-35 hari
ii. Boleh diambil pada bila-bila masa setiap tahun
iii. Cuti rehat diluluskan oleh Ketua Jabatan
iv. Bedasarkan perkhidmatan yang melayakkan.
v. Formula: Kelayakan Cuti Tahunan/360 x Perkhidmatan yang melayakkan
vi. Hari mingguan/hari cuti am tidak diambilkira sebagai cuti rehat.
vii. Cuti rehat dikira secara proportionate apabila tidak genap setahun perkhidmatan yang melayakkan/berhenti kerja/bersara.
viii. Kadar cuti rehat perlu diselaraskan apabila ada perkhidmatan yang tidak melayakkan.
ix. Baki cuti rehat tahun pertama yang tidak dapat dihabiskan boleh dibawa hingga ke tahun ketiga. Baki cuti tahun pertama yang tidak dapat dihabiskan akan luput pada akhir tahun ketiga.
x. Dua keadaan yang mengubah kelayakan cuti rehat iaitu:
- Genap 10 tahun perkhidmatan
- Dinaikkan pangkat
xi. Cuti rehat yang tidak dapat dihabiskan dalam tahun semasa boleh dikumpul untuk Pemberian Wang Tunai Gantian Cuti Rehat (GCR).

2. Cuti Separuh Gaji - Menjaga sanak saudara yang sakit. Sanak saudara bermakna adik beradik, ibubapa dan lain-lain saudara mara yang rapat kepada pegawai.

i. Kadar cuti separuh gaji 30 – 180 hari.
ii. Berdasarkan perkhidmatan yang melayakkan iaitu 30 hari bagi genap 1 tahun perkhidmatan
iii. Maksimum 180 hari sepanjang perkhidmatan.
iv. Ketua Jabatan luluskan 14 hari dalam sesuatu tahun manakala tempoh yang selebihnya diluluskan oleh Ketua Setiausaha.
v. Tidak boleh diulang semula.
vi. Gaji dan lain-lain imbuhan tetap dibayar separuh.vii.
Tidak perlu menghabiskan kelayakan cuti rehat yang berkelayakan.
viii. Tidak berkelayakan mendapat cuti rehat dalam tempoh cuti separuh gaji.

3. Cuti Kerantina - Kawalan wabak penyakit


i. Cuti bergaji penuh
ii. Tempoh ditahan:- Stesen kerantina- Dikurung dirumah kerana wabak merebak
iii. Jika sakit diberi cuti sakit.

4. Cuti Bersalin - Bersedia dan pulih dari bersalin

i. Cuti bergaji penuh
ii. 60 hari setiap kali bersalin
iii. Had 5 kali sepanjang perkhidmatan
iv. Diberi mulai dari tarikh bersalin
v. Pegawai yang telah menggunakan 5 kali kemudahan cuti bersalin bergaji penuh ganti tempoh bersalin cuti rehat yang berkelayakan.
vi. Tiada cuti sakit dalam tempoh 60 hari dari tarikh bersalin kecuali sakit tibi, kusta atau barah. vii. Anggota boleh pilih menggunakan kemudahan cuti tanpa gaji menjaga anak bagi kemudahan kali ke enam.
viii. Cuti ini tidak menjejaskan cuti separuh gaji dan tanpa gaji Bab C.x. Ketua Jabatan boleh meluluskan Cuti Menjaga Anak (CMA) sehingga 1,825 hari (5 tahun) secara tanpa gaji.- Boleh diambil secara sekali gus atau sebahagian.- Tempoh kemudahan CMA bermula pada tarikh selepas tamatnya tempoh cuti bersalin (hari ke 61).- Bagi yang tiada kemudahan cuti bersalin, kemudahan CMA bermula pada tarikh melahirkan anak.

b. Bagi seseorang yang ingin mengerjakan ibadat haji, apakah cuti-cuti yang ia layak dan syarat-syaratnya. (6) -
1. Cuti Haji - Mengerjakan ibadah haji

i. Cuti bergaji penuh.
ii. Kadar selama 40 hari termasuk hari rehat dan hari kelepasan am.
iii. Sekali sepanjang perkhidmatan
iv. Berjawatan tetap.
v. Sah Dalam Perkhidmatan.
vi. Berjawatan sementara – telah berkhidmat selama 6 tahun berterusan

2. jika telah Cuti Tanpa Gaji - Atas urusan persendirian yang mustahak

i. Kadar cuti tanpa gaji 30 – 360 hari.
ii. Bedasarkan perkhidmatan yang melayakkan iaitu 30 hari bagi genap 1 tahun perkhidmatan.
iii. Maksimum 360 hari
iv. Minimum 6 bulan perkhidmatan yang melayakkan.
v. Perlu habiskan cuti rehat terlebih dahulu.
vi. Boleh diulang semula dengan syarat mempunyai 6 bulan perkhidmatan yang melayakkan dari tarikh terakhir diluluskan cuti tanpa gaji.
vii. Kelulusan Ketua Jabatan.

c. Bagi seseorang yang ingin melanjutkan pelajaran, apakah cuti yang ia layak pohon. (6)

Cuti Berkursus - Mengikuti kursus latihan, pengajian yang diakui
i. Bergaji penuh, separuh gaji atau tanpa gaji.
ii. Kursus:• Diploma• Ijazah Asas• Lepasan Ijazah/Ijazah Lanjutan
iii. Cuti bagi:• Tempoh kursus termasuk cuti akademik/rehat• Tempoh perjalanan pergi/balik • Tempoh menunggu tidak dapat dielakkan
iv. Kursus melebihi 12 bulan – pegawai dianggap telah menghabiskan kelayakan cuti rehat sebelum pergi berkursus.
v. Ketua Jabatan boleh meluluskan cuti rehat tidak lebih 7 hari kepada pegawai yang menamatkan kursus lebih 12 bulan tertakluk kepada baki cuti rehat sebelum pegawai pergi berkursus

Soalan 2
a. Nyatakan dan jelaskan 5 contoh kelakuan yang dianggap tidak jujur (20)

i) tidak melaporkan harta yang dimiliki olehnya atau ahli keluarganya;
ii) membuat tuntutan palsu;
iii) tidak melaporkan hutang-piutangnya.

iv) menggunakan kenderaan jabatan sebagai kemudahan peribadi untuk pergi dan balik pejabat, menghantar anak ke sekolah dan sebagainya;
v) menggunakan pengaruh kedudukannya untuk mengubah lot tanah yang telah diluluskan kepada isterinya sedangkan pegawai tidak diberi kuasa berbuat demikian.


Soalan 3
a. Nyatakan dan jelaskan syarat-syarat bagi mendapatkan elaun pendahuluan diri (20)

Kelulusan ini adalah tertakluk kepada syarat-syarat yang berikut:
1. Kuasa kelulusan adalah terhad di atas Pendahuluan Diri kepada pegawai-pegawai yang
telahpun menyelesaikan kesemua Pendahuluan Diri yang lama. Bagi maksud ini pemohon adalah
dikehendaki memberi akuan dalam borang permohonan bahawa Pendahuluan yang diambil
sebelumnya, jika ada telah dibayar balik dengan sepenuhnya.
2. Pegawai-pegawai Pengawal, Ketua-ketua Jabatan Persekutuan Sabah dan Sarawak atas
sebab-sebab tertentu boleh secara bertulis melantik seorang pegawai kanan untuk meluluskan
permohonan Pendahuluan Diri dan Perbendaharaan hendaklah diberitahu mengenai perlantikan
tersebut.
3. Akauntan Negara Malaysia hendaklah menolak baucar pembayaran bagi Pendahuluan Diri
yang berkenaan sekiranya didapati Pendahuluan lama belum selesai.
4. Pegawai-pegawai Pengawal dan Ketua-ketua Jabatan Persekutuan Sabah dan Sarawak
dikehendaki menghantar kepada Perbendaharaan tiap-tiap 6 bulan satu penyata yang
menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan dan hasil
pengutipannya. Jika tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi tempoh tersebut Perbendaharaan
hendaklah diberitahu juga dengan mengemukakan "nil return". Penyata ini boleh dikemukakan
dengan menggunakan format seperti di Lampiran "B".
5. Pegawai-pegawai Pengawal dan Ketua-ketua Jabatan Persekutuan Sabah dan Sarawak adalah
bertanggungjawab sepenuhnya bagi mendapat kembali jumlah Pendahuluan Diri yang telah
diluluskan itu dengan tegasnya dan menurut masa yang ditetapkan.
6. Bayaran penalti 10% setahun akan dikenakan kepada peminjam sekiranya gagal membayar
balik baki wang pendahuluan diri yang diluluskan dalam tempoh 1 bulan selepas tarikh tuntutan
perlu dibuat.
7. Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan mengutip balik Pendahuluan Diri
tersebut akan dikenakan denda surcaj atau tindakan tatatertib jika gagal untuk melaksanakan dan
mematuhi syarat yang terkandung dalam Surat Pekeliling ini.
8. Jumlah Pendahuluan Diri yang boleh diluluskan ialah:
8.1. 100% bagi Pendahuluan Diri untuk maksud ke luar negeri;
8.2. Tidak melebihi 90% bagi Pendahuluan Diri untuk maksud di dalam negeri.
8.3. Perbelanjaan untuk hari-hari berkenaan sahaja


Soalan 4
a. Berikan definisi Jawatankuasa Pembuka Tender (2)
b. Nyatakan syarat-syarat keahlian JK Pembuka Tender (3)
c. Nyatakan dan jelaskan tugas-tugas JK Pembuka Tender (15)

Satu jawatankuasa yang terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai yang mana salah seorang daripadanya terdiri daripada Kumpulan Pengurusan & Profesional. Jawatankuasa ini hendaklah membuka tender pada waktu yang telah ditetapkan.

Tugas
1. Membuka peti besi tender, memberi nombor siri pada masa dan tarikh tender dibuka.
2. Menyediakan jadual tawaran dan ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Tender.



Soalan 5
a. Nyatakan apakah yang dimaksudkan menghargai masa mengikut prinsip Tonggak 12. (5)
b. Kenapa menghargai masa itu penting? (5)
c. Nyatakan amalan negatif yang tidak menghargai masa. (5)
d. Bagaiman kita hendak mengetahui bahawa sesuatu kerja itu menepati masa? (5)


“Orang yang menghargai masa menganggap masa itu emas, berlalunya masa tanpa sebarang perbuatan atau sumbangan yang berfaedah bererti satu kerugiaan kerana masa yang berlalu tidak akan kembali”. “Dengan adanya teknologi canggih maka perhubungan menjadi semakin rapat dan banyak keputusan perlu dilaksanakan dalam masa yang singkat. Tidak bertindak segera atau melengah-lengahkan keputusan akan menyebabkan hilangnya peluang keemasan. Setiap orang diberikan masa yang sama banyak, terpulang kepada individu itu sendiri bagaimana untuk merancang masanya. Oleh itu, gunakanlah masa dengan bijak untuk setiap perilaku kita samada ianya untuk tujuan rasmi, tidak rasmi ataupun persendirian. Pepatah sendiri ada meyatakan “ Each of the time cannot bought inch of a gold ” ( Masa tidak boleh dibeli dengan satu inci emas sekalipun ) dengan kata lainnya masa itu terlalu berharga.”

Amalan-amalan positif yang perlu ada bagi setiap pegawai kerajaan adalah seperti ;
 menepati masa
 menyegerakan tugas
 mempunyai perancangan waktu
 bijak menguruskan tempoh masa yang diberikan
 menumpukan masa kepada kerja-kerja yang produktif dan kreatif
 meletakkan masa sasaran ( target date ) untuk menyiapkan sesuatu tugasan
 menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan
dan meninggalkan amalan negatif seperti;
 berbual-bual kosong
 tidak menyegerakan tugas
 tiada kepekaan kepentingan atau ‘sense of urgency’ dan seumpamanya.
 tidak merancang pekerjaan
 tiada keutamaan atau ‘priority’
 melayan tetamu yang tidak sepatutnya
 meninggalkan pejabat untuk urusan peribadi
 membuat kerja peribadi di pejabat
 berurusniaga di waktu pejabat
 membuat kerja yang tidak mustahak
 ke kantin selain daripada waktu rehat
 tidak peka kepada pembaziran masa

Soalan 6
a. Berikan 7 nilai asas peribadi yang dituntut dalam perkhidmatan awam. (7)
b. Kenapa nilai bekerjasama itu penting (8)
c. Apakah yang dimaksudkan dengan akauntabiliti? (5)


Taat Setia
Amanah, Bersih dan Jujur

Bertanggungjawab
Berkecuali
Adil dan Saksama
Prestasi yang Cemerlang dan Berkualiti
Ketepatan Masa
Perkhidmatan Ramah dan Mesra
Sikap Berjimat Cermat



Bekerjasama
Sebagai anggota dalam Perkhidmatan Awam kita mempunyai tugas dan peranan yang berbagai. Setiap Kementerian dan Jabatan ditugas melaksanakan objektif dan peranan masing-masing mengikut matlamat yang telah ditentukan. Oleh itu kits perlu mempunyai satu budaya yang dapat mempengaruh kita supaya bekerjasama, berdisiplin dan rajin bekerja. Kerjasama adalah penting. Setiap anggota organisasi tidak mungkin dapat melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya dengan berkesan secara bersendirian. Kerjasama di antara anggota-anggota Kerajaan di semua peringkat atau perkhidmatan amatlah diperlukan. Malahan kerjasama ini juga amat penting di antara sektor awam dan sektor swasta.


Akauntabiliti
Secara umum, akauntabiliti bermakna tanggungjawab seseorang terhadap tugas-tugas yang perlu dilaksanakannya. Dalam konteks Perkhidmatan Awam, akauntabiliti bermaksud tanggungjawab pegawai-pegawai dan kakitangan awam dalam melaksanakan tugas-tugas yang diserahkan dan juga bagi memastikan pencapaian matlamat serta objektif tugas-tugas tersebut. Akauntabiliti juga bermaksud pelaksanaan tugas-tugas tersebut mengikut peraturan yang telah
ditetapkan, undang-undang yang berkuatkuasa, prosedur dan arahan. Dalam melaksanakan tanggungjawabnya, pegawai-pegawai perlulah cekap dan mengutamakan sikap berhati-hati dan cermat. Selain dari itu akauntabiliti amatlah perlu bagi menentukan satu-satu tugas yang dilaksanakan itu adalah menepati dan mencapai objektif yang telah ditetapkan dan memastikan
tidak ada pembaziran yang menjejaskan penggunaan sumber-sumber awam. Pegawai-pegawai awam dikatakan mempunyai akauntabiliti oleh kerana mereka perlu bertanggungjawab terhadap segala tugas yang telah diamanahkan.


Soalan 7
a. Nyatakan definisi Dasar Penswastaan. (5)
b. Bagaimana dasar ini membantu memacu ekonomi negara? (5)
c. Apakah faedah-faedah yang diperolehi dari dasar ini (5)
d. Merujuk kepada dasar penswastaan TNB & Telekom, bagaimanakah ianya membantu produktiviti negara. (5)

Dasar Penswastaan
• Proses pemindahan aktiviti dan fungsi yang pada tradisinya merupakan tanggungjawab sektor awam kepada sektor swasta.
• Melibatkan tiga komponen utama:-
– Tanggungjawab pengurusan
– Aset/hak mengguna aset
– Kakitangan.


membantu memacu ekonomi negara melalui
– Membuka peluang kepada sektor swasta meningkatkan peranannya dalam pembangunan negara.
– Orientasi komersial dan mengutamakan keuntungan dijangka menjadi teras bagi pertumbuhan ekonomi lebih pesat.
– Kerajaan memperolehi hasil melalui cukai korporat bagi membiayai projek sosioekonomi

– Pengurangan kerajaan – saiz sektor awam akan menjadi semakin kecil – peranan sektor
swasta semakin bertambah penting dalam menerajui ekonomi negara.


Faedah

Mempercepatkan Pertumbuhan Ekonomi
Meningkatkan Kecekapan dan Daya Pengeluaran
Mengurangkan Beban Kewangan dan Pentadbiran Kerajaan
Pengurangan Saiz dan Penglibatan Sektor Awam Dlm Ekonomi
Membantu Mencapai Matlamat Dasar Ekonomi Negara



Soalan 8
a. Nyatakan dan terangkan faedah-faedah yang diperolehi oleh jabatan dan pelanggan melalui adanya Piagam Pelanggan. (10)
b. Terangkan peringkat dan tindakan pada setiap proses menyediakan Piagam Pelanggan. (10)

Lima langkah Perlaksanaan
Penggubalan
Promosi
Pemulihan Perkhidmatan
Pemantauan
Penilaian dan Penambahbaikan


Bahagian 2 ? Kompetensi Khusus

Soalan 1
a. Berikan definisi pangkalan data. (6)
b. Berikandefinisi pangkalan data teragih. (6)
c. Berikan & jelaskan 4 kebaikan pangkalan data teragih berbanding pangkalan data berpusat (8)
Pangkalan data merupakan satu sistem simpanan data yang tersusun, biasanya dalam bentuk elektronik.

Distributed database?
Database yg diasingkan di dalam mesin-mesin berlainan namun setiap satu saling berkaitan di antara satu dgn lain. Salah satu jenama yg memanfaatkan teknologi distributed database ialah Oracle utk dijadikan contoh. Satu database hendaklah menjadi klien kpd database yg lain. Salah satu user dlm database di klien mesti mempunyai penghubung (Oracle memanggilnya DBLINK) yg login ke database di server. DBLINK ialah sebenarnya satu objek database di klien dan juga satu user bagi database di server. Contoh dari segi bisnes misalnya: database utk wakil pengedar kereta (CRM) perlu menghantar maklumat ttg pesanan/tempahan pelanggan kpd database utk pengilangan dan pengedaran (ERP). Oleh itu, satu user dlm CRM mesti memiliki DBLINK yg menghubungkannya kpd ERP. User yg menjadi contact point dlm ERP pula hendaklah mempunyai objek atau hak-hak tertentu ke atas objek yg diperlukan oleh user yg menggunakan DBLINK dalam CRM.

Why distributed database?
1. Geography. Misalnya, wakil pengedar kereta berada di merata dunia, manakala kilang kereta terletak di Sungai Choh, Selangor.
2. Hardware. Mengimbangi beban CPU terutama bagi aplikasi yg besar lagi kompleks.
3. Security. Satu database utk suatu komuniti sahaja kecuali satu dedicated user yg menghubungkan database di server dan/atau utk mengakses database yg lain.
4. No single point of failure. Langkah keselamatan dan berjaga-jaga secara mengagihkan bebanan enjin database. Contohnya, jika ERP down, CRM masih buleh beroperasi.

Soalan 2
a. Nyatakan 4 kelebihan pangkalan data berbanding fail rata (flat file). (4)
b. Lukis dan terangkan 3 model pangkalan data yang biasa digunakan. (12)
c. Nyatakan model yang biasa digunakan oleh agensi keajaan dan 3 kelebihannya. (4)

Model Pangkalan Data
1. Pangkalan Data Hierarki
– Rekod distruktur dlm nod. Setiap permulaan ada satu nod ibu dan ibu boleh ada bbrp nod anak
– Sebuah rekod dipecahkan kpd bbrp segmen yg berhubungan dlm bentuk cabang pokok yang terbalik dikenali sebagai hubungan satu kpd banyak @ ibu & anak












2. Pangkalan data rangkaian (network database)
–The network model is very similar to the hierarchical model actually. In fact, the hierarchical model is a subset of the network model. However, instead of using a single-parent tree hierarchy, the network model uses set theory to provide a tree-like hierarchy with the exception that child tables were allowed to have more than one parent. This allowed the network model to support many-to-many relationships.

















Visually, a Network Database looks like a hierarchical Database in that you can see it as a type of tree. However, in the case of a Network Database, the look is more like several trees which share branches. Thus, children can have multiple parents and parents can have multiple children.


3. Relational Database
–At the core of the relational model is the concept of a table (also called a relation) in which all data is stored. Each table is made up of records (horizontal rows also known as tuples) and fields (vertical columns also known as attributes).
–It is important to note that how or where the tables of data are stored makes no difference. Each table can be identified by a unique name and that name can be used by the database to find the table behind the scenes. As a user, all you need to know is the table name in order to use it. You do not need to worry about the complexities of how the data is stored on the hard drive.

–This is quite a bit different from the hierarchical and network models in which the user had to have an understanding of how the data was structured within the database in order to retrieve, insert, update, or delete records from the database.

4. Client/Server database
–A client/server database works like this: A database server is left running 24 hours a day, and 7 days a week. Thus, the server can handle database requests at any hour. Database requests come in from "clients" who access the database through its command line interface or by connecting to a database socket. Requests are handled as they come in and multiple requests can be handled at one time.


Soalan 3
a. Berikan definisi prototype & kegunaanya. (6)
b. Lukis gambarajah proses prototype. (8)
c. Nyatakan 3 kelebihan & 3 keburukan prototype. (6)

Prototaip
•Bina rangka sistem ~ keperluan pengguna peringkat awal
•Versi perisian dirancang ~ prototaip bagi mewakili
–keseluruhan fungsi
–bahagian kritikal (sukar difahami)












Kelebihan

-keperluan pengguna yg tidak lengkap

–tingkatkan peranan pengguna ~ kualiti
Kelemahan
•Menyukarkan aktiviti pengurusan projek
–ulangan pembaikan prototaip
–dokumentasi ~ bilangan ulangan
•Sistem yg dihasilkan kurang berstruktur
–menyukarkan proses penyenggaraan
•Memerlukan jurutera perisian yg pakar & bermotivasi tinggi

Soalan 4
a. Apakah nama penuh MyMIS? (2)
b. Apakah kegunaan MyMIS? (6)
c. Nyatakan 4 prinsip asas dasar keselamatan ICT Kerajaan seperti dalam MyMIS. (12)

GARIS PANDUAN PENGURUSAN KESELAMATAN ICT SEKTOR AWAM MALAYSIA (MyMIS)

MyMIS adalah satu panduan komprehensif untuk merancang, membangun, menyelenggara, mengurus dan melindungi maklumat sektor awam dan aset ICT lain yang berkaitan.
MyMIS disediakan bagi melengkapkan inisiatif keselamatan ICT yang diambil oleh kerajaan sebelum ini iaitu melalui Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 bertajuk “Rangka Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan” dan Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2001 bertajuk “Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)”.
MyMIS juga bertujuan sebagai rujukan dan standard amalan bagi meningkatkan kesedaran dan pengetahuan dalam keselamatan ICT serta memperkemaskan operasi keselamatan dalaman sesebuah agensi sektor awam. Dengan ini, risiko yang tidak diingini dan insiden keselamatan ICT dapat dikurangkan.


Prinsip-prinsip yang menjadi asas kepada Dasar Keselamatan ICT Kerajaan adalah seperti
berikut:
(a) Akses atas dasar “perlu mengetahui” - akses hanya akan diberikan sekiranya peranan atau fungsi pengguna memerlukan maklumat tersebut. Pertimbangan akses di bawah prinsip ini adalah berasaskan kepada klasifikasi maklumat dan tapisan keselamatan pengguna
(b) Hak akses minimum - membaca dan/atau melihat sahaja. Kelulusan khas adalah diperlukan untuk membolehkan pengguna mewujud, menyimpan, mengemaskini, mengubah atau membatalkan sesuatu data atau maklumat.
(c) Akauntabiliti - Tanggungjawab ini perlu dinyatakan dengan jelas sesuai dengan tahap sensitiviti sesuatu sumber ICT. Untuk menentukan tanggungjawab ini dipatuhi, sistem ICT hendaklah mampu menyokong kemudahan mengesan atau mengesah bahawa pengguna sistem maklumat boleh dipertanggungjawabkan atas tindakan mereka.
(d) Pengasingan - Prinsip pengasingan bermaksud bahawa semua tugas-tugas mewujud, memadam, kemaskini,mengubah dan mengesahkan data diasingkan. Ia bertujuan untuk mengelak akses yang tidak dibenarkan dan melindungi aset ICT daripada kesilapan, kebocoran maklumat terperingkat, dimanipulasi dan seterusnya, mengekalkan integriti dan kebolehsediaan.

(e) Pengauditan - Tujuan aktiviti ini ialah untuk mengenal pasti insiden keselamatan atau mengenal pasti keadaan yang mengancam keselamatan. Dengan itu, aset ICT seperti komputer, server, router, firewall dan rangkaian hendaklah menyelenggarakan jejak audit;
(f) Pematuhan - Pemulihan sistem amat perlu untuk memastikan kebolehsediaan dan kebolehcapaian. Objektif utama adalah untuk meminimumkan sebarang gangguan atau kerugian akibat daripada ketidaksediaan. Pemulihan boleh dilakukan melalui aktiviti penduaan dan mewujudkan Pelan Pemulihan Bencana/Kesinambungan Perkhidmatan; dan
(g) Pemulihan
(h) Saling bergantung

Soalan 5
a. Nyatakan aset ICT yang perlu dilindungi. (4)
b. Nyatakan 6 tanggungjawan terhadap aset ICT. (6)
c. Nyatakan ciri-ciri utama dalam menjamin keselamatan maklumat elektronik. (10)

Aset ICT yg perlu dilindungi ialah kemudahan komputer, perisian,data, rangkaian dan peralatan


Soalan 6
a. Berikan definisi ISDn & PSTN. (6)
b. Apakah perbezaan antara kedua-duanya. (8)
c. Senaraikan media yang boleh digunakan dalam penghantaran data di WAN. (6)

Soalan 7
a. Senaraikan topologi rangkaian. (4)
b. Lukis dan terangkan setiap satu topologi tersebut. (16)

Soalan 8
a. Berikan definisi Multimedia Authoring Tool. (4)
b. Nyatakan 5 kriteria yang penting dalam pemilihan MAT yang baik. (10)
c. Nyatakan 3 ciri MAT supaya dapat menjamin hasil produksi yang memuaskan. (6)

Soalan 9
a. Berikan definisi multimedia. (4)
b. Apakah faktor-faktor yang terlibat dalam pembangunan laman web. (12)
c. Apakah ciri-ciri tambahan yang terdapat dalam sesebuah portal berbanding laman web. (4)

Soalan 10
a. Berikan definisi aturcara berstruktur & 2 dua kelebihannya. (5)
b. Terangkan dengan ringkas 3 structured program construct dalam aturcara berstruktur. (6)
c. Sediakan carta alir bagi ketiga-tiga di atas. (9)

Soalan 11
a. Nyatakan 4 peringkat Rapid Application Development (RAD). (10)
b. Nyatakan 2 faktor penting dalam memastikan kejayaan pembangunan aplikasi menggunakan RAD. (10)

Soalan 12
a. Lukis dan terangkan model OSI mengikut lapisan. (7)
b. Terangkan secara ringkas fungsi setiap lapisan tersebut. (13)

Sunday, March 8, 2009

Executive Information System (EIS)

(This article is one of a series published in Business Solutions magazine.)


What an EIS Lets You Do

Most managers have a concept of how their business works, they have a feel for what is important, and they know what to look at to see how well or how badly the business is going. An EIS is a computer-based working model used to express, to quantify and to analyse those business concepts.

The EIS acts as a 'dashboard' on the business, alerting managers when KPI's indicate that action needs to be taken (the 'Big Board' screen in Figure 1 is an example of this).

Specifically, an EIS is a mechanism for tracking key performance indicators ("KPI's"). For example, a business might need certain a sales volumes to be viable: the critical sales-oriented KPI's to watch might be numbers and average sizes of sales, by product line, by distribution channel, by region etc.

Additionally, EIS' usually empower online analysis of business perormance: the EIS holds and shows the critical data describing a business' performance, and it usually incorporates a range of tools for viewing and analysing that data.

The Structure of an EIS

An EIS can take many forms, but the conceptual shape illustrated in Figure 2 is reasonably representative.

Data Sources The raw data used in an EIS is usually sourced from the various, disparate operational systems that a business alreadys runs. Sometimes data is also sourced from outside the business (eg from an industry-wide database, from newspaper sources, from Internet sources etc). The only common factor is that the nature, format, environment and content of data sources varies widely and wildly from one business to another.

Front-End What the user sees has to mean something. The figures and graphics shown need to be able to be interpreted by the user in business terms (for example, the chart in Figure 3 effectively communicates the age, sex and income strata in an organisation's customer case). And because EIS users are not always strong computer users, the front-end also needs to be especially easy to navigate (big icons, buttons etc).

Information (or Data) Warehouse EIS data usually needs to be stored somewhere, in transit from the data sources to the front-end; and it frequently needs to be massaged into a more amenable structure or format, for the front-end to display. The information warehouse might be incorporated in an EIS tool which combines the warehouse and front-end capabilities; or the warehouse could a separate database of some sort. The critical requirement is accessibility: the fundamental purpose of the information warehouse is to make data easily and quickly available to the end-user.

Passing Data Around

Data can be passed between EIS components in all sorts of ways. It always depends on how the source data is already being managed, the sort of LAN infrstaructure in place, and (probably most importantly) what other data management infrastructure is already in place in the organisation (most importantly, any other relational database management system, RDBMS, that might already be used by the oraganisation).

The front-end will almost certainly end up being linked to a relational database, or to an EIS-specific multi-dimensional database, through SQL-oriented methods (ODBC drivers are a godsend here).

In the happy - but uncommon - event that the source data is already maintained in reasonably accessible database environments, then it is possible to cut out the data warehouse piece altogether: link the front-end screens directly to SQL-defined views on the data sources.

What EIS Tools Do

As we discussed last month, the EIS should be distinguished from the EIS Tool. The EIS itself is the whole system for presenting information used by managers to support the running of their businesses (and that can take a wide range of forms, from paper-based reporting systems; to spreadsheet statistical analyses; to sophisticated data selection, extraction and analysis systems, underpinned by one of the commercially-available EIS software packages).

A wide range of EIS Tools, small to big, usually PC-based, is available for building EIS' (see the box insert listing some of the EIS vendors active in Australia). The EIS packages typically count, summarise and categorise data, separately by a range of nominated measures and categories; then the packages typically provide a range of tools and mechanisms for presenting updatable views of that categorised data.

Multi-dimensional Databases Most of the EIS tools hold data in some sort of multi-dimensional database. This works like a giant multi-dimensional matrix, pre-populated with figures for all of the possible cross-tabulations, ready to be called up instantaneously if the user wants to see figures for any particular combination of categories. (We'll describe these data management structures in detail in a future issue.)

Data Mining Most of the EIS tools are pretty good at taking slabs of raw data, and digging out many of the possible relationships and measures that might be useful for the particular business enterprise being modelled. This function is often a good start on building the EIS, but invariably needs to be supplemented with genuine knowledge and understanding of the real nature of the enterprise.

Front-end Presentational Tools Most of the EIS packages contain powerful Windows- or GUI-based presentational facilities: graphs for showing trends and relationships, buttons and icons for easy navigation, slideshow and workbook forms for collating and presenting the 'story' that the figures are telling.

Analysis Capabilities The EIS tools all support online analysis of the data being presented. They are generally very good at letting user 'slice-and-dice': pick and choose particular data sets and subsets for the user to look at. Generally, once a set of data has been selected using the EIS package, it can be viewed in tabular, spreadsheet-like form; or in any type of graph the heart desires; or it can be passed to another software package. The powerful idea here, well-delivered by most of the EIS tools, is that the user sits and thinks and explores, analysing and examining the various factors impacting on the business enterprise, and hence gaining additional insights that will assist in managing the business.

But always keep in mind that the tool itself is not the EIS: the tool just helps you build (and maintain) the EIS.

EIS Package Costs

Package costs vary widely, from around $500 per copy for PC-based packages - right up to corporate licences around $150,000 plus for the more powerful mid-range and mainframe-based systems.

It's All About Data

An EIS is only as good as the data sources underpinning it. The EIS is not a mind-reader - the raw data has to actually exist somewhere, and the right raw data has to be used.

The data needs to be accurate. Incorrect data invalidates the views presented by the EIS. Ironically, an EIS project often uncovers data quality problems in data sources.

The data needs to be the right data. Someone needs to know that particular data sources exist; and someone needs to know just how data fields are actually being used. The big corporate systems used as data sources are likely to be well-understood and documented, but still some critical data may exist on individuals' personal PC files.

Timeliness of data is an issue, but in our view that issue can be overplayed. One extreme approach would be prevent users viewing any EIS screens containing (then) incomplete data sources. But our view is that, subject to data accuracy, and as long as the user understands the actual timeframes of the data being viewed, then any data is better than no data, even if the data used is a little out-of-date.

Data Refreshing

A critical burden of any EIS is the need for periodic refreshing of data extracted from the data sources.

This periodic updating activity should be incorporated as early as possible into the organisation's regular processing diaries.

This is important: an EIS is not a one-time build, rolled-out and left to run along under its own steam. Data passing needs to be managed as an ongoing process.

The EIS Project

In typical project to build and implement an EIS, these steps would probably appear in one form or another:

  • design and define the business model
  • design and prototype the front-end, representing and illustrating that business model
  • identify and catalogue data sources
  • plan data handling (how data is to be passed, from and to where)
  • develop the data serving strategy (will additional hardware be needed to hold the data warehouse?)
  • develop the data refreshing strategy (how will the periodic updating be handled, and by whom?)
  • build and implement the data handling routines
  • hook up the data to the front-end
  • document, test, train etc
  • roll it out to the users
  • plug into the Operations diary for data refreshes
  • plan the ongoing maintenance

Testing and Prototyping

More than almost any other type of system, an EIS is only a success if people use it, and use it often.

When building an EIS you must have a real, live user to work with (preferably several). Watch how they use the components as you build them. Push and pull the EIS until your users actually use it, and smile a lot. You are trying to build a system that forms part of every working day's routine. Your EIS needs to be as compelling to its users as Winston Churchill's map room was to him.

You should also review how the EIS is working, after a few months of live use. How do the users see it, and what do they actually do with it? How is it running, from a technical perspective (for example does the data handling need tuning)?

Typical EIS Project Costs

How long is your piece of string? It depends on the size and complexity of the enterprise being modelled, and on the technical approach being adopted, on the EIS tools to be used, and on the data server hardware that is to be acquired.

A Little EIS Say you ran a small consulting practice, and you planned an EIS that would track you new business proposals, and would monitor your earnings from time-and-cost work. You could do this on a spreadsheet, so the software package cost would trivial. The real investment is your own time: thinking time, pushing and pulling formats and outputs.

A Bigger EIS Say you wanted to build a logistics monitoring application for a medium-sized business: to monitor stock flows and inventory. You might build this using one of the PC-based EIS tools, so package costs and numbers of users directly affect your costs. You would use a lot of internal resource, particularly chase and retrieve data. You may also use external logistics or EIS specialist consultants, for their expert knowledge in these processes.

Depending on numbers of users (allow about $1,000 per user), your external costs could total anywhere from $20-100K for consulting, multi-user package costs, a data server (maybe), database drivers and so on. For example, a possible budget might be:

  • 20 users at $600 per EIS tool licence ($12,000), plus
  • a dedicated PC to be used as a data server, with a large fast hard disk, attached to the LAN, for holding the EIS data (maybe $10,000 say)
  • 15 days' consulting time at $1,500 per day, say ($18,000), plus
  • about one man-month of internal IS staff resource, plus
  • 5 days' specialist training for end-user trainers, also at $1,500 per day, say ($6,000).

A Much Bigger EIS Say you have a small to medium-sized life insurance company.

First up, you probably have some old, complex, not-so-good data structures, maybe COBOL VSAM-based; so you are thinking about establishing an information warehouse. And you may or may not have good data dictionary documentation. So plan on a serious infrastructural project here (probably several mon-months of internal IS resource, plus the licence costs of an RDBMS if you don't already have one).

Next the front end design will be an internal workshopping type of activity - mainly internally-resourced, but possibly assisted by EIS or business consultants.

Then you have an implementation job, to connect the information warehouse to the front-end (probably a few more man-months, by the time a prototype is and built and tested).

And lastly you have the training, roll-out and integration into the operational cycles (more man-months, and possibly some external costs).

Software licence costs depend on the tools and RDBMS that need to be acquired, and in large sites these could run up to several hundred thousand dollars.

The added-value benefits of an information warehouse, especially in the various reporting requirements of an organisation, should be part of the cost-justification exercise for such a project. Business Process Re-engineering initiatives may also be well-supported by better data handling infrastructure.